Cómo usar efectivamente el correo electrónico o email

El correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación muy efectiva, sobre todo en el ámbito profesional, donde aún es el canal de comunicación más utilizado por la mayoría de

las empresas y sus empleados, como también por los pequeños negocios. Pero para ser más efectivo con el correo electrónico, es importante que conozcas algunas reglas de juego, y hagas buen

uso de _apps_ y otras herramientas que facilitan enviar y recibir los mensajes. Lo primero que tienes que hacer antes de enviar un correo es definir si este es el mejor canal de comunicación

para el asunto que necesitas comunicar. Normalmente el correo electrónico es ideal para intercambiar ideas, organizar actividades con otros colegas o enviar archivos, como documentos en

Word o Excel y otros. Pero si necesitas comunicar algo urgente, la etiqueta o el protocolo indican que lo mejor es que envíes un mensaje de texto o utilices _apps_ como WhatsApp, hagas una

llamada telefónica o converses en persona. Igualmente, si necesitas discutir un tema complejo, es mejor que pautes una llamada telefónica o te reúnas en persona. Es recomendable que el

“Asunto” (_Subject_) del mensaje sea corto y específico, para incentivar al destinatario a leer y contestarte. Antes de escribir la primera palabra, debes preguntarte, ¿qué quiero que haga

el destinatario en respuesta a mi_ _correo? Si no eres específico en tu mensaje, la persona no va a saber qué responder. Te presento algunas recomendaciones de etiqueta que debes tener en

cuenta. CONOCE A TU AUDIENCIA Debes escoger el tono y estilo del mensaje acorde al destinatario. Si le vas a escribir a un cliente de trabajo, el tono debe ser formal y debes evitar

emoticones (como la carita feliz) o mensajes mal redactados. Si el destinatario es un colega, puedes ser un poco más informal, aunque es recomendable conocer el estilo preferido de esa

persona. Y si le estás escribiendo a un amigo o familiar, puedes optar por un tono informal, y expresarte de manera natural. ESCRIBE CORTO Y VE AL PUNTO Los hispanos tendemos a saludarnos

con cordialidad y a ser cálidos. Pero eso, llevado al extremo, puede ser descortés a la hora de usar el correo electrónico. Si bien un corto saludo siempre queda bien (“Hola, ¿cómo estás?”,

para alguien que conoces), en el contexto laboral es mejor escribir con brevedad e ir al punto. Los mensajes cortos, uno o dos párrafos, tienden a ser más efectivos que los largos, lo cual

asegura su lectura. Ten en cuenta que los profesionales reciben un alto volumen de mensajes al día, y si tu mensaje es largo o difícil de entender, este puede quedarse en el buzón sin

contestar.